Системы документооборота

Документооборот

Система управления документами позволяет организовать на портале специальный раздел для коллективной работы над документами. Раздел может включать несколько Библиотек документов для различных рабочих групп и отдельных пользователей. В библиотеках работает мгновенный поиск по файлам и содержимому. При работе с документами можно использовать бизнес-процессы. Весь раздел или папка с документами Библиотеки подключается как сетевой диск.

Библиотека документов

Библиотека документов позволяет организовать коллективный доступ к офисным документам, хранящимся на сервере, с возможностью редактировать их, сохранять изменения, вести историю версий в системе документооборота, работать с файлами в браузере и через проводник.

Все возможные действия над документом доступны прямо из меню документа в Библиотеке. Вы можете, выбрав действие из списка, открыть, скачать, переименовать, переместить или удалить документ. При этом удаленный файл останется в корзине. Если над документом предстоит долгая работа, вам его лучше заблокировать для редактирования коллегами. Вы запустите бизнес-процесс для документа, просто выбрав его из имеющихся. У каждого документа в библиотеке есть единая карточка, и выполненные изменения отразятся в его свойствах и описании.

Загружаются документы в библиотеку из разных источников, как по одному, так и целыми папками. Причем, для любого документа вы можете загрузить новую копию, в Библиотеке реализована поддержка версионности. Легко найти нужный вам документ, воспользовавшись быстрым поиском по файлам и по содержимому - с фильтром и подсказками. При желании, под опубликованным документом можно организовать обсуждение.

Все возможности Библиотеки документов:

  • коллективная работа с офисными документами, хранящимися на сервере;
  • запуск бизнес-процессов для любого из документов;
  • создание и удаление персональных папок для хранения документов;
  • создание и удаление разделов и папок рабочих групп и подразделений;
  • разграничение доступа к содержимому папок групп и сотрудников;
  • произвольная глубина вложенности при создании новых разделов и папок;
  • пакетная загрузка документов на сервер из выбранной папки;
  • загрузка документов из разных источников;
  • возможность перезаписи существующих файлов при загрузке;
  • выполнение доступных действий прямо из меню документа в списке;
  • изменение свойств документов прямо на сервере;
  • изменение документов с помощью приложений Microsoft Office;
  • сохранение измененных документов сразу на сервер;
  • ведение истории изменений документов с возможностью «отката»;
  • поддержка версионности, загрузка новых копий документа;
  • работа с Корзиной - восстановление документов;
  • индексация офисных документов для последующего поиска;
  • блокирование открытых документов от изменения другими пользователями.

Единая карточка документа

У каждого документа в Библиотеке есть единая карточка. Здесь представлен набор вкладок, которые позволяют увидеть и изменить всю информацию о документе в одном месте. Это и свойства документа, где кроме обычных атрибутов файла вы можете добавить теги и описание, а также загрузить новую версию. И история изменений, из которой вы можете «откатить» любые правки. И бизнес-процессы, где вы сможете просмотреть список бизнес-процессов, в которых документ задействован, а также запустить новые. И версии документа. И обсуждение, где можно смотреть и добавлять комментарии. Все вкладки можно «распахнуть», а для самой формы выбрать цветовую схему.

Единая карточка документа

Здесь же, прямо в карточке, вы можете выполнить любые доступные действия над документом - такие как заблокировать для редактирования или создать версию, скопировать ссылку или просто удалить/скопировать/переименовать/переместить файл.

Изменяйте документы прямо на портале

Теперь вы можете редактировать офисные документы прямо на портале не только через MS Internet Explorer, но и через Mozilla Firefox. Это стало возможным благодаря новому специальному расширению для этого браузера - «Интеграция с 1С-Битрикс: Корпоративный портал». Более того, теперь вы можете так редактировать документы не только MS Office, но и OpenOffice, и LibreOffice, потому что в версии 11.0 протокол WebDAV поддерживается во всех этих офисных пакетах. И такой способ редактирования документов на портале в популярных браузерах работает не только под Windows, но и под Unix подобными системами и Mac.

Поиск

В Библиотеке работает быстрый поиск по файлам и по содержимому. Как и везде на портале - с мгновенным поиском и подсказками. Механизм поиска индексирует все заголовки и содержимое документов в Библиотеке и, в соответствии с индексной базой, при вводе запроса выводит подсказки.

Кроме того, подключаются фильтры - условия поиска, помогающие сузить результат, отсортировать документы в списках. В фильтр можно добавить время, тип, теги, автора, физический размер и состояние искомых документов. Часто используемые фильтры можно сохранить и потом просто выбирать их из списка фильтров-заготовок.

Библиотека как сетевой диск

Вы можете не просто быстро, а буквально в 2 клика подключить любую отдельную папку в Библиотеке, всю Библиотеку и даже весь свой портал как сетевой диск. Причем, сделаете это для всех операционных систем (всех версий Windows, Mac OS, Linux). Достаточно нажать на кнопку «Сетевой диск» в панели и выполнить предложенные действия.

Библиотека из физической папки

Библиотеку на портале можно организовать не только на инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку* на диске. В каждой компании есть такие «расшаренные» папки - с документами, презентациями, видеоматериалами. Вы без труда можете использовать эти, уже имеющиеся, общие файловые хранилища. Нужно взять такую папку и просто вывести ее как библиотеку документов на портале. Все содержимое подключенных папок будет доступно в рамках Библиотеки документов портала.

Администрировать такие папки очень удобно, поскольку при этом используются традиционные возможности файлового доступа: как с помощью средств портала, так и традиционными средствами операционной системы.

Коллективная работа с документами

Библиотека документов на портале предназначена для коллективной работы с документами, содержащимися в ней. Это значит, что все сотрудники вашей компании, получившие доступ к Библиотеке, смогут выполнять все возможные действия над содержащимися в ней документами. При этом благодаря работающей на портале системе документооборота, ведется история изменений и версий по каждому документу. Это позволяет в любое время «откатиться» к предыдущим вариантам документа или просмотреть что именно в них изменилось.

Для любого из документов в Библиотеке может быть запущен бизнес-процесс, позволяющий автоматизировать процесс документооборота в компании и упорядочить различные рутинные операции. Немаловажна для коллективной работы и возможность вести обсуждение по любому документу в Библиотеке.

Возможности для коллективной работы:

  • документооборот в едином хранилище документов с организацией цепочки утверждения и управлением статусами документов;
  • история изменений документов во всех видах хранилищ (персональных, общих и хранилищах рабочих групп);
  • история версий документов с возможностью создавать новые копии;
  • подключение бизнес-процессов к документам Библиотеки;
  • обсуждение под любыми опубликованными документами в едином хранилище документов;
  • обсуждение под документами в персональных хранилищах пользователей;
  • обсуждение под документами в хранилищах документов рабочих групп;
  • возможность подписаться на почтовые извещения по обсуждению всех документов или определенных документов.

Общие файлы

Все общие документы сотрудников и рабочих групп доступны в специальных папках библиотеки документов на портале: «Документы сотрудников» и «Рабочие группы». Это очень удобно для выкладывания на портал общедоступных документов, презентаций, видео и других данных.

Общие документы

Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к которым имеет доступ: все свои документы, документы коллег, документы групп интранета и экстранета. Подключив раздел «Документы» как сетевой диск, сотрудник может работать с доступными ему документами на портале, как с обычными папками и документами на своем компьютере.

Папка «Файлы» в профайле у каждого пользователя портала становится действительно его персональным разделом - коллеги не имеют к нему доступа. В результате, сотрудник может размещать в своей папке какие-то приватные документы, не опасаясь их огласки. Но, наряду с этим, у сотрудника имеется возможность «расшарить» файлы и целые папки для общего доступа.

Общие файлы рабочих групп

В каждой рабочей группе на портале - точно такой же подход к организации доступа к файлам. В библиотеке документов группы могут открывать для доступа извне отдельные документы и целые папки. Наряду с конфиденциальностью всех документов, теперь каждая группа, даже закрытая, может показать для всей компании часть своих незасекреченных данных.

Рейтингование документов

На портале очень просто отобрать самые ценные и нужные документы, поскольку на этот отбор влияет мнение сотрудников компании. Документы участвуют в рейтинге. Пользователи портала могут голосовать за документы, нажимая кнопку «Мне нравится». В ходе оценки самые важные документы с точки зрения пользователей получают более высокий рейтинг. В свою очередь, рейтинг документа влияет на его ранжирование - место в списке результатов поиска. Также сотрудники могут с помощью фильтра отобрать сразу все документы, за которые они когда-то проголосовали.

1С 1С Битрикс MyAsterisk